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“事務作業”って具体的には何をしているの?

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2021/10/06 (水)

“事務作業”って具体的には何をしているの?

昼コレ女子の皆さん、こんにちは!元ナイトワーカー・現昼職ライターのしらいしあやです☆昼職ではかなりメジャーなお仕事である事務作業。一体どんな作業なのか?全く想像がつかない人もいますよね。今回は事務のお仕事について詳しく解説していきますよ☆

夜職しかしたことがないと、「事務作業」と聞いてもなかなかピンとこないかもしれません。“パソコンに向かって何か仕事をする”ことは分かっても、詳しい業務内容を知らないケースもあるでしょう。

果たして世の中の事務員さんはどんな仕事を日々こなしているのか?知っていきましょう☆

 

事務作業のお仕事その①来客の対応

会社に訪れるお客さんを対応するのは事務員の大切なお仕事。この場合の“お客さん”とは取引先だけでなく、宅急便や面接志願者の案内、飛び込み営業の人間などの応対全てを指します。

この時相手先の名前や会社名などをきちんと把握し、担当者へ正確に伝えることが何よりも重要。そして会社の窓口なのですから、事務員の印象で企業に抱くイメージも変わってしまうためとても大切なポジションと言えるでしょう。

 

窓口の人間がダラダラしている態度や身なりに清潔感がないと、会社の評判を落とすことになりますよ。事務=地味と思うのは大きな間違い。企業によってはルックスの良い人をあえて雇うくらいですからね!

 

事務作業のお仕事その②データ入力

事務員のお仕事で欠かせないのがやはりコチラ。会社にとって必要なデータ(顧客情報など)を入力し、管理を担当します。日々の仕事でのメインはこれと言っていいくらい大切な業務ですので、最低限のパソコンスキルは絶対です。

エクセルやGoogleスプレッドシートの利用はマストですし、キーボードのタイピングに慣れていることが大前提。ローマ字入力ができない!なんて状態だと事務員を希望することはできないので気を付けましょう。

 

事務作業のお仕事その③書類作成や管理

会社にとって必要な書類や議事録を作成することもあります。これは会社によって異なりますが、データ入力と同じくらい作業量も多いところが意外とあるんだとか。もちろんパソコンスキルは必須で、パワーポイントやワードも使えなくてはなりません。

重要な書類からトイレの貼り紙(笑)、社内用の回覧なども事務員が担当します。

 

また管理をするのも大切な仕事ですので、バインダーやファイルに保管しておくこともザラ。例えば面接志望者の書類の保管やファイリング・・・などなど。最近は全てデジタル化しつつありますが、今なおアナログな企業も多いもの。事務員が少ない企業だと担当する書類の範囲がとても広い!なんてこともありますよ。

 

事務作業のお仕事その④メールや電話対応

会社に問い合わせのメールや電話が来たら、一番初めに対応するのは事務員です。電話なら事務員が出る→担当者へ回す、のが一般的な流れ。この時に相手の名前や企業の名前を控え、正しく担当者へバトンタッチするようにしなくてはなりません。

ただ電話に出ればOKではないので、最初は結構緊張してしまうはず。けれども慣れていくうちにできるようになるため、あまり心配はいらないでしょう。

 

メールの場合は見落としがないようにチェックし、溜めこまず迅速に返信できるよう心がけます

 

どちらの場合も注意をして欲しいのが言葉遣いで、特にメールの場合は文章がメチャクチャだと「この会社、大丈夫?」と思われてしまうことも・・・!先ほども説明しましたが事務員は企業の窓口担当。この担当が敬語が使えない、言葉が怪しげだと一気に会社の評判が悪くなりますからね。

事務員を目指すなら最低限の言葉の使い方、ビジネスマナーは習得しておくべきなのです。

 

事務作業のお仕事その⑤会社の備品管理・発注

会社にあるトイレットペーパー、ボールペン、印刷用の紙、ウォーターサーバーの水、これらの管理や発注も事務員が行うことがあります。

 

社員が毎日使うアイテムは減りも早く、うっかり発注を忘れてしまうと大変なことに。とは言え頼み過ぎても倉庫に入りませんから、どのタイミングで・どのくらいの周期で発注を行うのか?また一つあたりの個数は?などをしっかりと先輩に教えてもらいましょう。

会社によってルールは様々ですから、必要な時に足りないトラブルが起きるのは未然に防ぎたいですよね。

 

事務員の仕事は意外と多い

「事務員ってヒマそう」、そんなイメージを抱きがちですが、そんなことはないのです。やることはそれなりにありますし、あまり事務員の人数が多くない会社なら一人当たりの仕事量は増えます。決してラクな仕事ではないものの、社会人としてのスキルがばっちり付きますので、一度事務を経験していると色々なことに応用できる利点も!

もし事務員を希望するなら、お気軽に昼コレスタッフまでご相談くださいね。

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